Bewerbung/ Online-Bewerbung/ Elektronische Bewerbungsmappe/ PDF-Bewerbung

Erstellen elektronischer Bewerbungsdokumente im PDF-Format

In der Regel liegen Bewerbungsunterlagen auf zwei unterschiedlichen Arten vor. Dokumente wie Anschreiben und Lebenslauf wurden meist in einem Textverarbeitungsprogramm angefertigt, d.h. sie liegen bereits in einer digitalen Form vor. Zeugnisse und Zertifikate sind dagegen oftmals nur als Papierdokument vorhanden.

Die Schwierigkeit beim Erstellen einer digitalen Bewerbungsmappe liegt vor allem darin, die vorhandenen Papierdokumente auf geeignete Art und Weise zu konvertieren, damit eine übersichtlich strukturierte, zusammenhängende Datei entsteht, welche die Anforderungen in punkto Qualität, Kompatibilität, Bedienkomfort, Dateigröße und Sicherheit, erfüllt.

Die Erstellung einer elektronischen Bewerbungsmappe gestaltet sich dennoch weit weniger kompliziert als anzunehmen wäre. Sie erfolgt in wenigen Arbeitsschritten (s. Tabelle), wobei zum Umwandeln in ein PDF-Dokument je nach Ausgangsform der Dokumente unterschiedliche Wege beschritten werden.

Bewerbungsunterlagen, wie Anschreiben und Lebenslauf, die bereits in digitaler Form vorliegen, können mit Hilfe eines virtuellen PDF-Druckers in das PDF-Format überführt werden (Schritt 1). Open Office und MS Word 2007 bieten hierfür eine Exportfunktion, eine zusätzliche Software zur PDF-Konvertierung ist nicht mehr notwendig.

Dokumente in Papierform müssen, bevor sie in die PDF-Bewerbung eingefügt werden können, erst noch digitalisiert werden. Die Umwandlung erfolgt also erst nach dem Scannen und eventueller digitaler Nachbearbeitung (Schritt 2 und Schritt 3). Alternativ kann das gescannte Dokument auch mittels Texterkennung (OCR) in eine editierbare PDF-Datei konvertiert werden. Dies ist zeitintensiver und setzt Erfahrung im Umgang mit OCR-Programmen voraus. Durch dieses Vorgehen ist es jedoch möglich die Dateigröße erheblich zu verringern, wobei die Darstellungsqualität beibehalten wird. Der Ungeübte sollte hiervon jedoch die Finger lassen. Für ihn empfiehlt es sich die gescannten Bilddateien seiner Zertifikate mit Hilfe eines PDF-Druckers oder Konverters in ein PDF-Dokument zu überführen. Neben den bekannten Lizenzsoftwareprodukten bietet der Freeware-Bereich hier eine Reihe sehr guter Alternativen.

Damit die Bewerbungsunterlagen bei einer eventuellen Weitergabe im Unternehmen nicht voneinander getrennt werden, empfiehlt es sich alle Bewerbungsdokumente, auch Anschreiben und Lebenslauf in einer PDF-Datei zu bündeln (Schritt 4). Nach diesem Schritt liegt Ihnen eine bereits gebrauchsfertige elektronische Bewerbungsmappe vor. Für das Zusammenfügen der Dokumente können Sie, wie für die im Folgenden beschriebenen Bearbeitungsschritte auch, auf kostenfreie Freeware-Applikationen zurückgreifen. Eine aktuelle Übersicht bietet Ihnen internet-bewerbung.de exklusiv in Zusammenarbeit mit dem PDF-Dienstleister epaper-services.de [Link].

Die Anwendung PDF-spezifischer Funktionalitäten bietet, wie bereits angedeutet, die Möglichkeit die Bewerbung positiv hervorzuheben; aus der bloßen Aneinanderreihung von Dokumenten wird dadurch eine Bewerbungsmappe mit echtem Mehrwert. Hierzu empfiehlt sich das Erstellen von Navigationselementen (Schritt 5), das Definieren von Dokumentinformationen und des Seitenerscheinungsbildes bei Öffnen der Datei (Schritte 6 u. 7) sowie das Optimieren (Schritt 8) und schließlich das Schützen der PDF-Bewerbungsmappe gegen unerwünschte oder nachteilige Modifikationen (Schritt 9).

Die Bearbeitungsschritte auf einen Blick

Schritt Textdokumente in PDF-Dateien konvertieren
Schritt Scannen / Digitale Bildbearbeitung
Schritt Bilddateien in PDF-Dokumente umwandeln
Schritt Dossier zusammenstellen / Reihenfolge definieren
Schritt Lesezeichen und Verknüpfungen erstellen
Schritt Dokumentinformationen festlegen
Schritt Seitenerscheinungsbild bestimmen
Schritt PDF-Datei optimieren / Dateigröße reduzieren
Schritt Sicherheitseinstellungen vornehmen