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PDF - Das Dateiformat für digitale Bewerbungsdokumente

Oberste Priorität bei der Weitergabe elektronischer Bewerbungsunterlagen: Sie sollten für das Unternehmen ohne Probleme lesbar sein. Dieses Kriterium bezieht sich ausnahmsweise nicht auf Formulierung und Aussagekraft, sondern vielmehr auf die tatsächliche Lesbarkeit d.h. die Möglichkeit des Betrachters, Ihre Unterlagen auch öffnen und ansehen zu können.

Aufgrund der genannten Anforderungen hat sich in den letzten Jahren das Portable Document Format (PDF) als Standardformat für die Weitergabe digitaler Bewerbungsunterlagen etabliert. PDF ist ein universelles Dateiformat, das ungeachtet des zur Dateierstellung verwendeten Softwareprogramms alle Schriften, Formatierungen und Grafiken der ursprünglichen Datei detailgetreu darstellt. Zudem lässt sich eine PDF-Datei mit einem kostenlosen Reader-Programm (z.B. Adobe Reader) öffnen, und zwar ebenfalls unabhängig von der Software, mit der die PDF-Datei erstellt wurde.

Der Anwendungsspielraum von PDF-Dokumenten beim Online-Bewerbungsverfahren ist vielfältig. Digitale Bewerbungsunterlagen im PDF-Format können als einzelne Dokumente wie Lebenslauf oder Anschreiben und in Form einer vollständigen Bewerbungsmappe im Anhang einer E-Mail-Bewerbung oder eines Online-Bewerbungsformulars versandt werden. Zudem können Sie gezielt auf Bewerberportalen hinterlegt oder in der eigenen Bewerbungshomepage (Crossmedia-Bewerbung) implementiert werden. Das PDF-Format bietet zudem unzählige Möglichkeiten, kreative Bewerbungsideen umzusetzen.

Verglichen mit ihren papierbasierten Äquivalenten liegt ein wesentlicher Vorteil von digitalen Dokumenten im PDF-Format u. a. in den spezifischen Zusatzfunktionen des Dateiformats. Diese erlauben nicht nur das problemlose Zusammenfügen von Dokumenten und das Austauschen einzelner Seiten, sie ermöglichen zudem einfache Zugriffswege auf die dargestellten Informationen und verhindern durch Sicherheitseinstellungen ungewollte Manipulationen oder Missbrauch.

Um dem Betrachter Ihrer Bewerbungsmappe einen schnellen, übersichtlichen und zugleich einfachen Zugriff auf entscheidungsrelevante Informationen innerhalb Ihrer digitalen Bewerbungsmappe zu ermöglichen, sollten Sie diese mit Lesezeichen versehen. Diese sind ein besonders effizienter Navigationsmechanismus und bieten nicht nur einfachen Zugriff auf einzelne Abschnitte des Dokuments, sondern ermöglichen es dem Betrachter auch den allgemeinen Aufbau des Dokuments im Auge zu behalten. Lesezeichen können gezielt eingesetzt werden, um auf entscheidungsrelevante Fakten im Bewerbungsdossier besonders aufmerksam zu machen. Der Betrachter kann sich auf diese Weise mit geringem Zeitaufwand die Aspekte anschauen, die seiner Entscheidungsfindung dienen.